মালিক ও ভাড়াটিয়া সম্পর্কে পুলিশের সংগৃহীত তথ্য সংরক্ষণে সর্বোচ্চ গোপনীয়তা রক্ষা করা হচ্ছে এবং তথ্য উপাত্ত অপরাধ প্রতিরোধ এবং প্রতিকারে ব্যবহার করা হবে। ব্যক্তি শনাক্তকরণ এবং জননিরাপত্তা বিধানে তথ্যাদি ব্যবহারই এ কাজের মূল উদ্দেশ্য। অন্য কোনো সংস্থা বা বিভাগের সঙ্গে এ তথ্যাদি শেয়ার করার সুযোগ নেই। সংগৃহীত তথ্য যাতে অন্য কেউ পেতে না পারে এবং এর অপব্যবহার বা অপ্রয়োগ করতে না পারে সে জন্য সংশ্লিষ্ট সবাইকে নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে এবং ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তারা নিবিড় তদারকির মাধ্যমে নির্দেশনা বাস্তবায়নের ব্যবস্থা গ্রহণ করেছেন। কোনো তথ্য যৌক্তিক কারণে উপস্থাপন না করতে চাইলে তা বিশেষ বিবেচনায় রাখার জন্য অফিসার ইনচার্জদের নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। তথ্য সংগ্রহের জন্য যে কোনো ধরনের হয়রানি পরিহার করার জন্য নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। তারপরেও কোনো ব্যবস্থা বা পুলিশ কর্মকর্তাদের কোনো সম্পর্কে কোনো মতামত বা অভিযোগ থাকলে থানার অফিসার ইনচার্জসহ ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের অবহিত করলে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়ার বিধান রাখা হয়। থানার বিট অফিসারগণ বাড়ি/স্থাপনা/প্রতিষ্ঠান এর মালিককে সব ভাড়াটিয়া সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করে সংগৃহীত তথ্যাদি নিজেরা অথবা বিশ্বস্ত কাউকে দিয়ে অফিসার ইনচার্জ বা বিট অফিসারের কাছে পৌঁছে দেওয়ার জন্য অনুরোধ করা হয়। অন্য কেউ যাতে এ তথ্য না পেতে পারে এবং অপ্রয়োগ ও অপব্যবহার না করতে পারে এ জন্য তাদের সতর্ক করা হয়। বাড়ি/স্থাপনা/প্রতিষ্ঠান এর মালিক থানায় বা বিট অফিসারের কাছে যেতে না পারলে বিট অফিসার/অফিসার ইনচার্জগণ মালিকের সঙ্গে যোগাযোগ করে তথ্য সংগ্রহ করার জন্য নির্দেশনা দেওয়া হয়।
