চাকরির দরখাস্ত হোক কি জরুরি ছুটির আবেদন, যে কোনও অফিশিয়াল কাজেই ই-মেইল ছাড়া গতি নেই। অফিশিয়াল ব্যাপার ছাড়াও দরকারে বা অদরকারে বিভিন্ন ব্যক্তিগত কারণে ই-মেইল পাঠানো এখন প্রতিদিনকার ব্যাপার।
কিন্তু জানেন কি যে ই-মেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে শুধু ভাষাজ্ঞানই সব নয়। ই-মেইল লেখার সময়ে বেশ কিছু ব্যাপারে সতর্ক থাকা প্রয়োজন। না হলেই বিপদ হতে পারে। হয়তো যে উদ্দেশ্যে ইমেলটি পাঠাচ্ছেন, তাই পূর্ণ হবে না। এখন দেখে নিন ই-মেইল লেখার সময়ে কোন কোন বিষয়গুলি মাথায় রাখা দরকার—
১। সাবজেক্টে অহেতুক ‘জরুরি’ বা ‘আর্জেন্ট’ লিখবেন না। খুব প্রয়োজন না হলে ই-মেইলে ‘জরুরি’ বা ‘আর্জেন্ট’ এই ধরনের শব্দ না লেখাই ভাল। প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণের জন্য অনেকেই এটা করে থাকেন। কিন্তু অদরকারি মেলেও বার বার ‘আর্জেন্ট’ লেখা দেখে একটা সময়ে প্রাপক বিরক্ত হয়ে পড়তে পারেন। তখন সত্যিকারের দরকারি মেল আসলেও তিনি গুরুত্ব দেবেন না।
২। ‘সাবজেক্ট’ প্রাসঙ্গিক করুন। ই-মেইলের ‘সাবজেক্ট’ বা বিষয় লেখার সময়ে আপনি মনে করুন যে আপনার নিম্নের বক্তব্যেরই একটি ‘শিরোনাম’ দিচ্ছেন। বিষয় দেখেই যেন প্রাপক মেলটি খুলে পড়তে আগ্রহী হয়ে ওঠেন। উল্লেখ্য, অনেকেই সাবজেক্ট লেখায় অনীহা দেখান। এতে কিন্তু বিপদ বাড়বে। ‘সাবজেক্ট’ না লেখাটা একটা বড় ভুল। কেননা বিষয় লেখা নেই এমন মেলগুলো স্প্যাম-ফিল্টারে আটকে স্প্যাম বক্সে চলে যেতে পারে।
৩। সিসি আর বিসিসি দেওয়ার ক্ষেত্রে সাবধানতা অবলম্বন করুন: অনেকেই মেল পাঠানোর সময় সিসি বা বিসিসি রাখেন। ‘সিসি’ বা ‘কার্বন কপি’ পাঠানো হলে প্রাপকদের সবাই দেখতে পান যে কে কে এই মেল পেলেন। তবে ‘বিসিসি’ বা ‘ব্লাইন্ড কার্বন কপি’ পাঠানো হলে কেউই দেখতে পান না যে আর কাকে এই চিঠি পাঠানো হলো। দু’টি ব্যবহার করার সময়েই সতর্কতা অবলম্বন করুন। মাথায় রাখুন, বিসিসিতে গোপনীয়তার বিষয়টি ফুটিয়ে তোলে।
৪। অফিশিয়াল মেল মাঝরাতে পাঠাবেন না: মাঝরাতে অফিশিয়াল মেল পাঠালে অনেকেই বিরক্ত হন। মেল প্রেরক সম্পর্কে একটা বাজে ধারণা তৈরি হয়। এর প্রভাব পড়তে পারে আপনার কর্মজীবনে। চেষ্টা করুন দিনের অন্য সময়ে মেল করতে।
বিডি-প্রতিদিন/ ২৫ জুলাই, ২০১৭/ তাফসীর
