প্রযুক্তি নির্ভর এইযুগে আমাদের পেশাদার জীবনে প্রায় অবিচ্ছেদ্য অংশের নাম ই-মেইল। সারা বিশ্বেই অফিসিয়াল যোগাযোগের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপুর্ন ও জনপ্রিয় টুল এটি। তবে ই-মেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রেও কিছু করণীয় ও বর্জনীয় বিষয় আছে যা আমাদের কাছে অজানা। আসুন জেনে নেই পেশাদার ই-মেইলের ক্ষেত্রে এমন কিছু অভ্যাস সম্পর্কে যেগুলো এখনই ত্যাগ করা উচিত।
১. ২৪ ঘন্টার যেকোনো সময় ই-মেইল পাঠিয়ে দেওয়া উচিত নয়। সবচেয়ে ভালো হয় ই-মেইল যেকোনো সময়ে লিখে ড্রাফটে সেভ করে রেখে প্রাতিষ্ঠানিক কাজের সময়ের মধ্যেই পাঠানো উচিত।
২. জরুরি নয় এমন ইমেল 'জরুরি' হিসেবে পাঠানো
৩. ই-মেইল যেকোনো ফন্টে না লিখে সবচেয়ে ভালো অভ্যাস হলো অ্যারিয়াল, ক্যালিবারি অথবা টাইমস নিউ রোমান ফন্টে লেখা এবং অবশ্যই কালো রংয়ের ফন্ট হওয়া বাঞ্ছনীয়।
৪. ‘যদি আপনি একটি গ্রুপের পাঠানো একটি ই-মেলের প্রতি রেসপন্ড করেন, আর 'রিপ্লাই অল' ক্লিক করবেন তখনই যদি আপনার উত্তরটি অবশ্যই প্রত্যেকের জন্য পাওয়া আবশ্যক হয়ে থাকে।’
৫. বেশিরভাগ মানুষ তাড়াতাড়ি তার স্মার্টফোন দিয়েই ই-মেইল উত্তর করে থাকেন, কিন্তু পেশাগত ইমেইল মোবাইল থেকে পাঠানো একেবারেই উচিত নয় কারণ এতে করে টাইপিং ভুল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। এবং ই-মেইল পাঠানোর আগে অবশ্যই আরেকবার ভালো করে চেক করে পাঠানো উচিত।
৬. কাউকে ই-মেলের সিসি (cc) তে রাখার আগে দেখে নিনি ওই ই-মেইল চেইনে ওই ব্যক্তির থাকার প্রয়োজন আছে কিনা।
৭. কর্মক্ষেত্রের ই-মেল এর ক্ষেত্রে স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া প্রয়োজন। প্রাপককে কোন একটি ক্লু দিন যা পড়ে তিনি দ্রুত পড়তে পারেন এবং সহজে উত্তর দিতে পারেন।
৮. আপনার কীবোর্ডের ক্যাপস লক অফ রাখুন।
সূত্র: গ্যাজেট নাউ
বিডি-প্রতিদিন/১৭ জুলাই, ২০১৭/ওয়াসিফ
