গুগলের ই-মেইল পরিষেবা জিমেইল। সারা বিশ্বে কয়েক কোটি মানুষ এই প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করেন। গুগল তার ব্যবহারকারীদের সম্পূর্ণ বিনামূল্যে ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ অফার করে। তবে অব্যবস্থাপনাসহ নানা কারণে অল্প সময়েই তা পূর্ণ হয়ে যায়। 'স্টোরেজ ফুল' নোটিফিকেশন আসতে থাকে।
যার ফলে অনিচ্ছা সত্ত্বেও অনেক দরকারি তথ্য মুছে ফেলতে বাধ্য হন। তবে সঠিক ব্যবস্থাপনা ও কয়েকটি কৌশল ব্যবহার করে এই ১৫ জিবি স্টোরেজ দীর্ঘ সময় ধরে ব্যবহার করা সম্ভব, কোনো অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই।
চলুন জেনে নেওয়া যাক কীভাবে স্টোরেজের সঠিকভাবে ব্যবহার করবেন?
১. অবাঞ্ছিত মেইল মুছে ফেলা:
গুগল স্টোরেজের একটি বড় অংশ দখল করে রাখে ইমেইল। যার মধ্যে থাকে অবাঞ্ছিত ইমেইল, যেমন: প্রমোশনাল, স্প্যাম বা সাইজে বড় ফাইল। এ ধরনের ইমেইল বা ফাইলগুলো মুছে ফেলতে হবে। ইমেইল গুলো মুছতে কিছু ধাপ অনুসরন করতে হবে।
বড় ফাইল খুঁজে মুছুন : জিমেইলের সার্চ বক্সে টাইপ করুন has:attachment larger:10M। ফলাফলে ১০ মেগাবাইটের চেয়ে বড় সাইজের ইমেইলগুলো দেখাবে। সেগুলো রিভিউ করে প্রয়োজন না থাকলে ডিলিট করতে পারেন।
স্প্যাম ও প্রমোশনাল ইমেইল মুছে ফেলা : নিয়মিতভাবে স্প্যাম ও প্রমোশন ফোল্ডার চেক করে অপ্রয়োজনীয় তথ্য মুছে ফেলুন। এ ধরণের ইমেইল গুলো স্টোরেজের বেশ বড় একটি জায়গা দখল করে রাখে।
২. গুগল ড্রাইভে ফাইল ম্যানেজমেন্ট:
গুগল ড্রাইভ মূলত বিভিন্ন তথ্য বা ফাইল সংরক্ষণের জন্য ব্যবহার করা হয়। এখানে অনেক বড় ফাইল জমা হতে পারে, যা স্টোরেজকে তাড়াতাড়ি পূর্ণ করে। কিছু টিপস আপনার গুগল ড্রাইভের জায়গা বাঁচাতে সাহায্য করবে।
অপ্রয়োজনীয় ফাইল মুছুন : ড্রাইভ থেকে বড় বা অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলো মুছে ফেলতে পারেন।
ফাইল কমপ্রেস করুন : গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলো কমপ্রেস করে বা জিপ ফরম্যাটে সেভ করে রাখতে পারেন। এতে ফাইলের সাইজ কমে যায় এবং একই স্টোরেজে অনেক তথ্য সংরক্ষণ করা সম্ভব হয়।
৩. গুগল ফটোসে ফটো-ভিডিও সংরক্ষণ:
গুগল ফটোসে অনেক ফটো ও ভিডিও জমা হতে পারে, যা আপনার স্টোরেজ পূর্ণ করে ফেলে। স্টোরেজ সঠিকভাবে ব্যবহার করতে পারেন নিম্নলিখিত উপায়ে:
কোয়ালিটি অপশন সিলেক্ট করুন : গুগল ফটোসে ছবি আপলোডের সময় 'স্টোরেজ সেভার' কোয়ালিটি সিলেক্ট করলে কম রেজুলেশনের ছবি সংরক্ষণ করা হবে, যাতে স্টোরেজ কম খরচ করবে।
ডুপ্লিকেট ফটো সরান : অনেক সময় একই ছবি বারবার আপলোড হয়, যা অপ্রয়োজনীয়ভাবে জায়গা নেয়। গুগল ফটোসে গিয়ে ডুপ্লিকেট ছবি খুঁজে বের করে ডিলিট করতে পারেন।
স্টোরেজ বাঁচানোর আরও কয়েকটি কৌশল:
ফাইল আর্কাইভ করুন : কম গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলোকে ক্লাউড স্টোরেজ বা অন্য ড্রাইভে ব্যাকআপ হিসেবে রেখে গুগল ড্রাইভ থেকে মুছে ফেলতে পারেন।
টেম্পোরারি ফাইল এড়িয়ে চলুন : টেম্পোরারি ফাইল বা সফটওয়্যারের অপ্রয়োজনীয় ফাইলগুলো মুছে ফেলার অভ্যাস গড়ে তুলুন।
শেয়ার করা ডকুমেন্ট মুছে ফেলুন : অন্যের সঙ্গে শেয়ার করা বড় ফাইলগুলো রিমুভ করুন, যদি সেগুলোর আর দরকার না থাকে। সঠিক ব্যবস্থাপনায় গুগল স্টোরেজের ব্যবহার করতে পারলে দীর্ঘ সময় ধরে কোনো স্টোরেজ না কিনেই তথ্য সুরক্ষিত রাখতে পারবেন। উপরে কৌশলগুলো মেনে চললে, আপনার স্টোরেজ ব্যবস্থাপনা অনেক সহজ হবে এবং 'স্টোরেজ ফুল' সতর্কবার্তা থেকে রেহাই পাবেন।
